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Le CPF et les agents publics : un statut particulier

Le monde de la formation professionnelle étant en pleine mutation, beaucoup de changements sont en cours. Cela dit, la réforme n’agit pas de la même façon selon votre statut. Si vous êtes fonctionnaire et que vous n’avez rien compris à ces changements, cet article est pour vous.


Afin de favoriser la construction de parcours professionnels diversifiés, au sein de la fonction publique mais aussi vers le secteur privé, un droit à l’accompagnement personnalisé a été reconnu aux agents publics. Ainsi, 3 processus sont à mettre en place par les employeurs publics au cours du premier semestre 2018 :

  • La création des comptes des agents publics par la reprise des droits acquis au DIF et transférés en droits du CPF ;
  • L’ajout des droits sur les comptes chaque année ;
  • Le retrait des droits utilisés/consommés par les agents.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, voici quelques rappels simples pour être sûr de bien tout suivre entre CPA, CPF et CEC.

Le CPA, Compte Personnel d’Activité, est composé du CPF, Compte Personnel de Formation ainsi que du CEC, Compte d’Engagement Citoyen. Le CPA a plusieurs objectifs :

  • Accompagner la construction de votre parcours professionnel ;
  • Vous garantir des droits universels quel que soit votre statut ;
  • Vous garantir des droits conservés tout au long de votre carrière.


Le CPF c’est quoi ?

Objectifs du CPF


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Le CEC c’est quoi ?

Le CEC et les agents publics

Maintenant que les choses sont plus claires (du moins j’espère), nous allons entrer dans le vif du sujet : la mise en œuvre du Compte Personnel de Formation pour les agents publics de l’Etat. Et bien entendu, la manœuvre n’est pas la même selon si vous êtes agent titulaire ou contractuel.


Pour les agents titulaires

Le CPF et les agents titulaires

Une pré- alimentation effectuée par la CDC

Tout d’abord, les heures acquises au titre du DIF au 31 décembre 2016 doivent être transférées dans les nouveaux CPF. L’alimentation des DIF sur le CPF s’effectue par l’opération de la Caisse des dépôts et consignations (CDC), qui traite des données recueillies dans le cadre de la gestion de retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP). Ici, les employeurs publics n’interviennent pas.
L’opération a pris effet au cours du mois de février 2018 pour les agents titulaires des trois versants de la fonction publique ; même histoire pour les ouvriers de l’État.

En revanche, certains agents titulaires ne pourront pas bénéficier de cette pré-alimentation :

  • Les agents titulaires dont la durée hebdomadaire de travail est inférieure à 28h ;
  • Les agents titulaires sans régime indemnitaire (qui ne cotisent pas au RAFP) ;
  • Les agents titulaires de statut local dans une collectivité d’outre-mer ;
  • Les agents titulaires en position de disponibilité ou hors cadre au 31 décembre 2016.


Pour ces agents, la saisie des heures de DIF doit se faire directement par l’employeur public, ou par échange de fichier en les intégrant dans le fichier des agents contractuels (chose que nous verrons plus tard dans cet article).

Cette pré-alimentation ne peut prendre en compte les droits déjà consommés par l’agent. A la suite de la pré-alimentation automatique générée par la CDC, l’employeur public procède à une correction s’il le souhaite. Si la correction a lieu, il peut également décider de compter le retrait des droits au 31 décembre 2016 ou 31 décembre 2017, en vue d’y inclure les consommations intervenues au cours de l’année 2017.


Une correction des données pré-alimentées par un échange de fichiers

Si les employeurs publics décident de corriger les données pré-alimentées par la CDC, ils pourront le faire par le biais d’un échange de fichiers. Traduction : les données devront être intégrées dans le fichier relatif aux droits acquis au titre du DIF afin que la CDC ne reçoive qu’un seul et unique fichier comprenant les comptes des agents titulaires corrigés, et ceux des agents contractuels.
Ceci n’est valable que si l’employeur est en capacité de produire des fichiers avec un volume et un niveau de fiabilité suffisants ; toute erreur retournée à la CDC pourrait entrainer un retour à l’employeur. Alors attention !


Une correction des données pré-alimentées par saisie directe de l’employeur sur le portail gestionnaire externe CPF

Les employeurs publics peuvent également corriger les données pré-alimentées des agents titulaires directement sur le portail pour les gestionnaires externes du CPF, grâce à des habilitations individuelles. Le portail permet la gestion du compte d’heures pour chaque agent.

Les habilitations des employeurs au portail CPF seront créées à partir des habilitations préexistantes sur la plateforme « E-services », une plateforme Internet sécurisée et personnalisée pour tous les gestionnaires des établissements immatriculés à au moins un des fonds gérés par la Direction des retraites et de la solidarité de la Caisse des Dépôts. Actuellement, sur la plateforme E-services, les employeurs publics ont accès à de nombreux services et ont la possibilité de consulter des versements de retraite ou faire une demande d’affiliation.


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Pour les agents contractuels

Le CPF et les agents contractuels


La reprise des heures acquises auparavant au titre du DIF pour les agents contractuels a dû s’effectuer obligatoirement pendant la période mars-avril 2018. Seuls les agents contractuels de droit public actifs au 31 décembre 2016 sont concernés. Les salariés de droit privé, quant à eux, ne sont pas concernés. Ils bénéficient du CPF depuis le 1er janvier 2015 et leurs droits sont automatiquement alimentés depuis cette date.

La reprise des heures peut s’effectuer selon deux procédés présentés ci-dessous :


L’échange de fichier

Comme expliqué auparavant, l’échange de fichiers consiste à transmettre à la CDC un unique fichier qui récapitule les données nécessaires à l’identification des agents publics et à l’alimentation de leur compte d’heures.

Cette transmission de fichier s’effectue via la plateforme d’échange de la CDC, « E-services ». Le service « Transfert des heures DIF agents publics » sera créé à cet effet.

Pour ceux qui utiliseront l’échange de fichier, il est demandé d’identifier au préalable les services qui assureront ce travail afin de vérifier s’ils bénéficient d’une habilitation (via la plateforme). Attention : le fichier transmis ne doit pas être établi manuellement mais doit être une extraction des données contenues dans le système d’information de l’employeur. Le nombre de fichiers est limité selon l’effectif du ministère en question.

La taille maximale de fichier est de 60Mo. Le nom du fichier CSV devra comporter :

  • La raison sociale de l’employeur
  • La date de dépôt du fichier.

Ainsi, le nom du fichier est le suivant : DIF-RaisonSociale-AAAAMMJJ.csv.

Les informations attendues dans le fichier sont les suivantes :

Informations demandées pour le CPF

Concernant la gestion des erreurs sur les fichiers, deux types de rejets sont à distinguer :

  • Le rejet global du fichier, au moment du dépôt, si le format du fichier est incorrect. Les contrôles sont effectués sur :

    • Le nom du fichier 
    • La présence de virus 
    • Le format du fichier (« .csv »).

    Dans le cas d’un rejet global, le transfert ne pourra aboutir et un message indiquant le caractère KO sera affiché.


  • Le rejet d’une ou plusieurs lignes à l’issu du traitement du fichier. Les contrôles sont effectués sur les éléments exposés dans le tableau ci-dessus. Le même caractère KO sera indiqué avec le motif du rejet.


La saisie directe via habilitation sur le portail par les gestionnaires externes du CPF

La seconde méthode de saisie des heures acquises au titre du DIF sur le CPF est la saisie directe des données par les employeurs publics sur le portail prévu à cet effet. L’opération est à mener par les gestionnaires externes du CPF au moyen d’habilitations individuelles.

Ces habilitations seront créées à partir des habilitations déjà existantes sur le portail « E-services », via une duplication sur le portail CPF – à savoir que ces habilitations sont aujourd’hui utilisées dans le cadre de la gestion de différents régimes de retraite. Cette duplication interviendra sans mise à jour préalable des habilitations déjà existantes.

Les données accessibles sur « E-services » seront utilisées pour créer, sur le portail CPF, les identifiants des employeurs de la fonction publique et les administrateurs principaux. Ils seront reçus par messagerie.


Lors de la création d’un compte pour un gestionnaire, l’administrateur principal doit lui attribuer un rôle et un profil qui correspond au niveau de droit. Trois rôles sont disponibles :

  • Administrateur principal : c’est la personne qui habilite et gère les comptes des gestionnaires et des administrateurs délégués de l’organisme. C’est un rôle unique par organisme. Il correspond à celui qui sera attribué aux utilisateurs habilités lors de l’opération de transfert en masse des habilitations.
  • Administrateur délégué : il gère les mêmes missions que l’administrateur principal, c’est-à-dire habiliter et gérer les comptes gestionnaires ; il n’y a pas de limitation du nombre d’administrateurs délégués.
  • Gestionnaire : il consulte ou instruit un dossier de formation en fonction du profil attribué par l’administrateur. Il ne peut pas créer d’autres utilisateurs. Un seul profil du gestionnaire parmi les 4 identifiés est utile pour cette phase transitoire, celui de « Consultation ». Ce profil permet notamment de modifier le solde DIF des agents selon les modalités en vigueur sur le portail.
    Sur le portail gestionnaire externe, l’agent habilité en charge de saisir le DIF va effectuer une recherche par le NIR et le NOM de l’agent. Une fois sur la page en question, il y a une unique case de saisie pour renseigner le solde du compte.

Chaque nouvelle saisie remplacera la précédente et c’est à la fin de la campagne de saisie que sera arrêté le solde DIF de l’agent.


Pour résumer…

Le CPF et les agents publics


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