5 conseils pour réussir les réunions de retour de vacances

5 conseils pour réussir les réunions de retour de vacances

Dès votre retour au travail après les vacances, vous serez probablement confronté à des mails, à des dossiers mais également à des réunions. En effet, les réunions font inévitablement partie de notre vie professionnelle quotidienne. Celles-ci sont des rencontres productives et collaboratives qui aident à faire avancer une entreprise ou un projet. Toutefois, elles peuvent également se transformer en des activités chronophages qui font perdre des précieuses heures aux collaborateurs. Pour éviter ce cas de figure, voici nos meilleurs conseils pour organiser des réunions de retour de vacances pertinentes, efficaces, productives et utiles.

1. Définissez le programme 

Rédigez un ordre du jour spécifique, partagez-le avant le début de la réunion et affichez-le sur un tableau blanc dans la salle pour que chacun l’ait en tête. Ce sera ainsi plus facile de traiter les points importants dans l’ordre. 

Voici quelques éléments qui peuvent aider à préparer un ordre du jour :

  • Liste des sujets
  • Description des objectifs de la réunion
  • Liste des participants
  • Noms des intervenants
  • Heure et lieu de la réunion

2. Privilégiez les réunions en petit comité

Lorsque vous dressez la liste des personnes à inviter à vos réunions de retour de vacances, assurez-vous que leur présence est réellement pertinente au vu du thème choisi. Au lieu d’inviter beaucoup de personnes aux réunions, ce qui signifie une perte de temps, privilégiez un petit comité dont les idées seront bénéfiques. À la fin des réunions, vous pourrez diffuser un compte-rendu détaillant les actions à prendre à tous les collaborateurs, si besoin. Gardez bien en tête que la prise de décision est le principal objectif des réunions et même des réunions à distance.

3. Faites des réunions courtes et concises

Plus les réunions de retour de vacances sont longues, plus les participants sont fatigués, ce qui nuit à la productivité. Le temps optimal pour une réunion efficace conseillé est à peu près d’une heure. De ce fait, fixez-vous un temps imparti pour la réunion et faites savoir à votre auditoire que tout doit être abordé dans ce laps de temps. Si besoin, placez un chronomètre sur la table, à la vue de tous.

4. Encouragez les échanges entre les participants

Il est plus qu’important d’impliquer tous les participants. Certains sont plus timides que d’autres pour partager leurs idées. Pour cela, vous pouvez faire des tours de table pour que chacun donne son opinion sur un sujet. S’il s’agit d’un brainstorming, distribuez des notes adhésives pour que les participants notent leurs idées. Vous pouvez également utiliser un paperboard 3M pour noter vous-même les observations au cours de la réunion.

5. Mettez fin à la réunion avec un plan d’action

Dans la plupart des cas, à la fin des réunions de retour de vacances, les participants ne savent pas quoi faire d’autre. Ils attendent alors la prochaine réunion. Selon les bonnes pratiques des réunions efficaces, il est recommandé que vous passiez en revue ce qui a été discuté, parlez des conclusions et de ce que l’on attend des participants.

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Alvina Mahadoo, le 24 août 2020
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