Télétravail : 5 astuces de gestion du temps efficaces

Télétravail : 5 astuces de gestion du temps efficaces

La gestion du temps est l’un des problèmes les plus courants en matière de productivité en entreprise. Et quand il s’agit de télétravail, celui-ci s’accompagne automatiquement de ses propres défis supplémentaires de gestion du temps. Mais nous connaissons tous une situation exceptionnelle de pandémie mondiale et de confinement national. Des millions de français doivent se mettre au télétravail, rendu obligatoire durant ce deuxième confinement pour les tâches qui s’y prêtent. Il va falloir travailler avec comme toile de fond des événements indéniablement chaotiques qui se déroulent en raison de la pandémie COVID-19.

Afin de ne pas perdre en productivité et se préserver du stress, il faut apprendre à bien gérer son temps. Lorsqu’on travaille à distance on est responsable de son temps : à la fois de son utilisation comme de son organisation. On peut facilement s’égarer, se laisser aller à la procrastination et rapidement se retrouver en situation d’échec dans l’accomplissement de ses tâches et dans l’atteinte de ses objectifs. Il est donc primordiale d’avoir une bonne stratégie de gestion du temps en télétravail afin d’être le plus productif et efficace possible.

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1. Faites une to-do-list

On est de plus en plus nombreux à s’habituer à cet anglicisme qui veut tout simplement dire « liste de tâches à effectuer ». Cela va vous permettre de ne pas oublier les tâches importantes que vous avez à accomplir dans la journée et ainsi vous éviterez de vous laisser distraire et finalement à faire des banalités. Établir une « to-do list » peut vous permettre d’optimiser votre journée et la rendre plus productive.

Lorsque vous êtes en télétravail, vous pouvez avoir un autre rythme que lorsque vous êtes au bureau et les moments pendant lesquels vous êtes le plus productifs peuvent ne pas être les mêmes. Faites votre liste de tâches en prenant cela en considération.

Il ne faut pas longtemps pour créer une liste de tâches pour la journée – peut-être juste cinq ou dix minutes. En le faisant avant de démarrer votre journée cela vous permettra de rester focus sur vos tâches à réaliser et de gérer votre temps efficacement.

2. Délimitez votre espace de travail

Si vous partagez un espace de vie avec des colocataires, des conjoints, des enfants ou simplement une bande de chiens hyperactifs, vous devrez vous assurer de bien structurer à la fois votre espace de travail et vos horaires de travail. Pour avoir une bonne gestion du temps en télétravail, il faut absolument limiter les interruptions et « sanctuariser » l’espace de travail. Les personnes avec qui vous partagez votre domicile doivent savoir que, pendant vos horaires de travail que vous leur avez communiqués, vous ne devrez pas être importuné.

Du côté de votre équipe au travail, discutez avec votre responsable et vos collègues afin d’établir des  des heures à consacrer pendant lesquelles vous devrez être au taquet avec concentration au maximum et être disponible pour les réunions et les appels impromptus.

3. Établissez une routine de travail

On peut penser que le télétravail est synonyme de flexibilité et que les jours se suivent et ne se ressemblent pas. Ce n’est pas totalement faux mais même le travail à distance nécessite une certaine structure et une certaine routine. Cette dernière apporte de la stabilité et une organisation à nos journées de travail. Ainsi, tout comme vous aviez probablement une routine bien établie lorsque vous vous rendiez à votre entreprise et qui vous permettait de bien démarrer votre journée, il est conseillé d’en faire de même avec le télétravail au risque de voir les frontières entre vie professionnelle et vie privées disparaitre et qui aura pour conséquence avec le temps une baisse de productivité notamment parce qu’il sera très difficile d’avoir une gestion du temps efficace lors d’une journée de télétravail.

Alors revenez à l’essentiel : planifiez quand vous vous réveillerez, commencerez à travailler, prendrez le déjeuner, prendrez des pauses et arrêterez le travail chaque jour. Terminez vos journées avec des activités – comme des exercices ou de la lecture – pour marquer la transition entre le temps de travail et le temps personnel.

4. Arrêtez le « multitâche »

La tentation du « multitâche » est d’autant plus forte lorsqu’on travail à la maison. Une des premières règles lorsqu’on aborde la question de la gestion du temps en télétravail c’est de ne pas mélanger tâches professionnelles et tâches personnelles dans la journée. On pourrait avoir tendance à vouloir faire plusieurs choses en parallèle, par exemple, aller faire la lessive, sortir le chien, faire à la fois une recette et lancer une réunion. N’effectuez pas de tâches que vous ne feriez pas au bureau.

Organisez vos tâches pour la journée par ordre de préférence et procédez de manière séquentielle. Chaque tâche nécessite un niveau de concentration différent. Tenter de réaliser plusieurs tâches à la fois dégradera la qualité générale du travail effectué.

Peut importe le travail que vous effectuez, faites en sorte de le terminer avant de passer à un autre. Essayer de mettre la main sur différentes tâches n’est pas toujours une bonne idée même si vous vous sentez en confiance.

5. ADOPTEZ LA TECHNIQUE POMODORO

La technique Pomodoro est un système de gestion du temps qui encourage les personnes à travailler avec le temps dont elles disposent plutôt que contre elles. En utilisant cette méthode, vous divisez votre journée de travail en parties de 25 minutes séparées par des pauses de cinq minutes. Ces intervalles sont appelés pomodoros. Après environ quatre pomodoros, vous prenez une pause plus longue d’environ 15 à 20 minutes.

L’idée derrière cette technique est que le chronomètre créer un sentiment d’urgence. Plutôt que de sentir comme si vous disposiez de beaucoup de temps dans votre journée de travail pour finir ce que vous avez à faire et courir le risque de vous laisser distraire, vous savez que vous ne disposez que de 25 minutes pour faire le plus de progrès possible sur une tâche.

Cette technique s’avère particulière utile lorsqu’on est en télétravail où les tentations pour se laisser distraire en pensant qu’on dispose de plus de temps que l’on a réellement sont très présentes. En adoptant cette technique on reste sur nos gardes et on se laisse plus de chances d’atteindre les objectifs que l’on s’est fixés pour la journée.

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Rana Ramjaun, le 9 novembre 2020
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