Webinaire Tuto : Astuces Teams pour le travail à distance

Webinaires

MyConnecting a organisé un webinaire exceptionnel le jeudi 2 avril, à 9 h, pour vous expliquer comment Teams peut faciliter le travail à distance. Notre expert Benoît, à travers un webinaire tuto, a donné tous les détails sur l’interface de Teams, ses fonctionnalités, ses astuces afin de gagner en temps, en efficacité pour mieux collaborer et communiquer.

Pour beaucoup d’entreprises, Microsoft Teams s’avère être un atout majeur pour organiser des réunions à distance surtout lorsque les collaborateurs font du télétravail, comme c’est le cas actuellement.

Lors de ce webinaire sur comment Teams facilite le travail à distance, notre expert, Benoît, a abordé 3 axes majeurs :

  • Comprendre la logique derrière l’utilisation de Teams
  • Communiquer à travers différents canaux
  • Collaborer à distance

Qu’est-ce que Microsoft Teams ?

Microsoft Teams est une application de communication collaborative officiellement lancée par Microsoft en novembre 2016. Teams figure parmi les meilleurs outils de télétravail pour bien organiser le travail à distance.

Avec Microsoft Teams sur votre PC, Mac ou appareil mobile, vous pouvez :

  • Réunir une équipe
  • Passer des appels rapidement
  • Créer des conversations et échanger à distance
  • Partager et modifier en toute sécurité des fichiers en temps réel
  • Répondre d’un seul clic en affichant des « J’aime » ou des @mentions
  • Personnaliser vos discussions en ajoutant des notes, smileys, des sites Web, vidéos, messages audio, autocollants ou mèmes.
  • Rajouter d’autres applications comme Klaxoon, Yammer, Github, Trello, Flow à l’interface pour plus d’efficacité

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Activité

La partie « Activité », vous permet de rester à jour sur toutes vos notifications, c’est-à-dire de savoir quand quelq’un a fait une @mention, aime votre message, etc.

  1. Cliquez sur « Activité »
  2. L’option « Flux » affiche un récapitulatif de tout ce qui s’est passé dans les canaux que vous suivez
  3. Sélectionnez « Flux » puis « Mon activité » pour afficher la liste des activités que vous avez effectuées récemment dans Teams
  4. Cliquez sur « Filtrer » pour n’afficher que certains types de notifications telles que les @mentions ou les réactions

Conversation

La partie « Conversation » vous permet de créer des discussions, faire des appels vidéo, des partages d’écrans…

  1. En haut de l’application, sélectionnez « Nouvelle conversation »   
  2. Là où il y a «  À » , écrivez le nom de la ou des personnes avec lesquelles vous souhaitez discuter
  3. Créez un groupe, une équipe en rajoutant plusieurs utilisateurs
  4. Écrivez votre message et cliquez sur « Envoyer »

Vous trouverez également les onglets : « Fichiers », « Organisation », « Activité » ainsi que des icônes pour effectuer un appel vidéo, un appel audio et un partage d’écran dans la partie « Conversation »

Équipes

Notre expert, Benoît, fait ressortir que la partie « Équipes » est la raison d’être de Teams. En effet, les canaux sont des sections dédiées dans une équipe pour stocker des conversations organisées par sujets, projets et disciplines spécifiques. Les fichiers que vous partagez dans un canal (sous l’onglet Fichiers) sont stockés dans SharePoint.

Les canaux regroupent les conversations, certains sont ouverts au public tandis que d’autres sont ouverts à une audience plus restreinte. Les canaux standards sont ceux qui sont ouverts au public permettent aux membres de l’équipe de participer à la conversation tandis que ceux qui sont privés limitent la communication à un sous-ensemble de personnes dans une équipe.

Pour créer un canal standard, commencez dans la liste des équipes :

Recherchez le nom de l’équipe, puis cliquez sur « Autres options » et sur « Ajouter un canal » . Vous pouvez également cliquer sur « Gérer l’équipe » , puis ajouter un canal dans l’onglet  « Canaux »  

Pour créer un canal privé pour une équipe :

  1. Accédez à l’équipe pour laquelle vous voulez créer le canal privé et sélectionnez  « Autres options », puis « Ajouter un canal »
  2. Entrez un nom pour votre canal, ainsi qu’une description
  3. Sous « Confidentialité », sélectionnez « Privé »
  4. Sélectionnez « Ajouter »

L’onglet « Fichiers » dans « Équipes » vous permet de gérer des documents, de les modifier en temps réel avec d’autres utilisateurs, de suivre l’historique de ceux-ci et de les stocker dans Teams.

L’onglet « Wiki » dans « Équipes » est une collecte d’informations faite par les utilisateurs. Par exemple, vous pouvez lister tous les détails importants sur un projet dans le « Wiki » et toutes les informations y seront regroupées.

Calendrier

La nouvelle fonctionnalité Calendrier de Teams vous permet de planifier des événements ou des réunions dans votre calendrier digital. Cette fonctionnalité s’avère être efficace pour organiser le travail à distance.

Appels

Optimisez la collaboration avec la technologie Système téléphonique de Microsoft Teams grâce à des fonctionnalités telles que la prise d’appels de groupe, la délégation et le mode partage de lignes. Vous pouvez même activer l’option appel vidéo. En effet, la visioconférence permet de construire un échange plus réaliste comme si vous étiez dans la même salle de réunion.

Avec la « Numérotation rapide », vous pouvez rajouter le nom ou le numéro des personnes avec qui vous êtes le plus en contact et pouvez même créer un groupe de contacts pour effectuer rapidement des appels en groupes.

Sélectionnez « Contacts » pour choisir la personne que vous allez appeler, « Historique » pour consulter les appels reçus ou effectués et « Messagerie Vocale » pour écouter et faire passer un message vocal à un ou plusieurs contacts.

Fichiers

La partie « Fichiers » liste tous les documents auxquels vous avez eu accès. Ces documents peuvent provenir de Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, etc. Vous aurez donc accès aux documents récents ainsi qu’aux documents téléchargés. Ainsi, vous pouvez les modifier à votre guise.

Pour commencer, sélectionnez un fichier. à partir de votre liste de fichiers située dans la partie gauche de l’application ou en haut d’une conversation ou d’un canal.

Le fichier s’ouvrira en mode d’édition dans Microsoft teams et vous pouvez commencer à le modifier. Pour ouvrir un fichier Office sur le Web ou dans son application de bureau, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sélectionnez « Autres options (…) » sur le côté droit de l’application.

… (Les points de suspension)

Ces points de suspension regroupent les applications (OneNote, Planificateur, Shifts…) qui peuvent être greffées à Teams pour planifier des tâches et gagner encore plus de temps pour faciliter le travail à distance.

Applications

Teams offre également un catalogue d’applications et de services ( Klaxoon, Yammer, Github, Trello, Flow, Polly, Slack…). Ceux-ci sont déjà intégrés dans sa plateforme. Pour vous aider à choisir l’application qui répond à vos demandes, Teams a préalablement catégorisé toutes les applications dans des domaines tels que Ventes et support, gestion de projet, Réseaux sociaux et divertissement… Plus besoin de jongler entre différentes applications pour trouver un service qui réponde au plus près de vos besoins et attentes !

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