Vous est-il déjà arrivé de regarder le tableau de bord de votre équipe et de constater que tout le monde semble occupé, mais que les projets stagnent ? Les indicateurs sont au vert, les employés envoient des mails à toute heure, les réunions s’enchaînent… Pourtant, les livrables tardent à arriver.

Bienvenue dans l’ère du task masking – cette pratique insidieuse où l’on simule l’activité sans produire de résultats tangibles. Un problème répandu, mais rarement nommé, qui coûte cher en temps, en énergie et en motivation.

Dans cet article, nous allons décrypter ce phénomène, comprendre ses causes, et surtout, explorer des solutions concrètes pour y mettre fin.

Task Masking : Quand l’Apparence Remplace l’Efficacité

Définition : Qu’est-ce que le Task Masking ?

Le task masking (ou « faux travail ») désigne l’ensemble des comportements qui donnent l’illusion d’être productif, sans contribuer réellement aux objectifs de l’entreprise.

Plus concrètement, c’est… :

• Passer des heures à peaufiner un PowerPoint qui ne sera jamais utilisé
• Multiplier les allers-retours par mail au lieu de prendre une décision
• Assister à des réunions sans ordre du jour ni conclusion
• Remplir des rapports ultra-détaillés que personne ne lira

Les 3 formes de Task Masking

1. Le « Busywork » : s’occuper avec des tâches secondaires pour éviter les vrais défis.
2. Le « Réunionite » : compenser le manque d’action par des réunions interminables.
3. Le « Perfectionnisme Procrastinateur » : retarder une tâche importante sous prétexte de l’améliorer sans fin.

Pourquoi le Task Masking se développe-t-il ?

Une culture du présentéisme

Dans de nombreuses entreprises, « être visible » compte plus que « être efficace ». Résultat :

• Certains restent tard au bureau pour faire bonne impression, même sans travail urgent.
• On multiplie les mails et les notifications pour prouver qu’on est actif.

La Peur du Vide

« Si je n’ai rien à faire, vais-je paraître superflu ? » Cette angoisse pousse certains à inventer des tâches pour justifier leur poste et dans d’autres cas, il va s’agir de compliquer volontairement des processus simples.

Le manque de clarté des objectifs

Quand les priorités sont floues, on s’éparpille. Exemple :

• Un manager demande une « analyse marché » ou de faire un « benchmark », mais sans cadre précis → l’équipe passe des semaines à compiler des données inutiles.

La Surcharge Administrative

Trop de procédures, de validations hiérarchiques ou de reporting tuent l’agilité avec pour conséquence des employés consacrant 40% de leur temps à du travail bureaucratique (source : Harvard Business Review).

Les conséquences cachées du Task Masking

Une baisse de la motivation

Remplir des tableaux Excel inutiles est démoralisant. À force, les collaborateurs :

• Perdent le sens de leur travail
• Se désengagent progressivement

Un gaspillage économique

Selon une étude de Asana (2023), les entreprises perdent jusqu’à 60% de leur temps en tâches redondantes ou inefficaces.

Une innovation étouffée

Quand tout le monde est « trop occupé » pour réfléchir, les bonnes idées ne voient jamais le jour.

Stratégies pour Éliminer le Task Masking

Clarifier les priorités avec la méthode OKR

« Ce qui ne se mesure pas ne s’améliore pas. » – Peter Drucker

La méthode OKR, pour Objectives and Key Results (en français, Objectifs et Résultats Clés), est un outil simple et efficace pour fixer des objectifs clairs et suivre les progrès de manière concrète. Elle aide les équipes à rester alignées, à se concentrer sur l’essentiel et à mesurer l’impact réel de leurs actions. Popularisée par des géants comme Intel et Google, cette approche est aujourd’hui adoptée par de nombreuses entreprises innovantes, de LinkedIn à Spotify, en passant par Netflix.

Cela peut se traduire comme suit :

• Définissez des Objectifs clairs (ex : « Augmenter la rétention client de 15% »).
• Fixez des Key Results mesurables (ex : « Réduire le délai de réponse à 24h »).

Instaurer des « Réunions Zéro Bruit »

Emprunté de l’univers des entreprises anglo-saxonnes (Zero noise meeting), ce terme peut se traduire tout simplement par « réunion productive ». En gros, la réunion zéro bruit cherche à gagner en efficacité et à éviter les pertes de temps. Elle s’inscrit dans une démarche de réduction des réunions inutiles et de lutte contre la fameuse « réunionite ».

Par exemple, on peut décider pour une réunion qu’elle se compose des éléments suivants :

• Durée max : 25 min (méthode Pomodoro adaptée).
• Obligation d’un ordre du jour envoyé 24h avant.
• Un compte-rendu d’actions (qui fait quoi, pour quand ?).

Passer au Travail Asynchrone

• Limiter les réunions au strict nécessaire.
• Privilégier les outils comme Slack, Notion ou Loom pour des mises à jour rapides.

Récompenser les Résultats, Pas les Heures

• Un employé qui termine son travail en 4h ne doit pas être pénalisé.
• Introduire des indicateurs de livrables plutôt que de présence.

Auditer les Processus Régulièrement

• Tous les trimestres, demandez :
  « Cette tâche/applications/réunion est-elle vraiment utile ? »
• Supprimez au moins 20% des process redondants.

Passer de l’Illusion à l’Action

Le task masking n’est pas une fatalité, mais une habitude qu’on entretient par confort ou par peur. La solution ? Arrêter de confondre être occupé et être utile. Commencez simplement : supprimez une réunion inutile cette semaine, clarifiez un objectif flou, ou félicitez un collaborateur pour ses résultats plutôt que pour ses heures passées. Le changement ne viendra pas d’en haut, mais des petites décisions que vous prendrez dès aujourd’hui. À vous de jouer !