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Outils collaboratifs : comment bien les choisir ?

Digital

Ces dernières années, le recours aux outils collaboratifs a connu une croissance exponentielle. À l’ère du digital, les outils de travail collaboratifs avaient depuis quelques années fait leur apparition. Mais le recours massif au télétravail, dû à la pandémie de la Covid-19, a été un élément catalyseur, qui a propulsé sur le devant de la scène les outils collaboratifs en ligne, essentiels pour continuer à maintenir un niveau de performance et de productivité. Alors que beaucoup se cantonnaient jusque là aux agendas partagés, désormais le gros du travail se fait à travers les plateformes de collaboration.

Outils collaboratifs : définition

Les outils collaboratifs permettent aux collaborateurs d’échanger leurs savoir-faire et de collaborer pour atteindre un objectif commun. Ils permettent également le partage de fichier, facilitent la communication (messagerie instantanée, visioconférence…) et aider à la gestion de projet, entre autres.

Chez MyConnecting, nous croyons en la force du collaboratif et proposons des modalités de formation qui peuvent vous aider à échanger avec d’autres personnes notamment avec des e-workshops qui allient digital et travail collaboratif. De plus, pour booster votre réseau et échanger avec encore plus de personnes en interne et en externe, nous vous proposons des formations bureautiques personnalisées notamment la formation Teams, la formation SharePoint, etc. Nos formateurs-experts vous suivent et vous encouragent tout au long de votre parcours de formation. Voici les 5 meilleurs outils de travail collaboratif pour gagner en efficacité.

Comment choisir ses outils collaboratifs ?

Les entreprises doivent choisir un logiciel qui réponde à leurs besoins individuels. Voici quelques critères à considérer afin identifier le meilleur outil pour votre équipe :

Préférer des outils collaboratifs avec des fonctionnalités multiples

Certains outils offrent un excellent service mais ne sont axés que sur un seul aspect de la collaboration d’équipe. Cela n’est pas toujours efficace car les équipes peuvent perdre du temps à changer de logiciel pour trouver la fonctionnalité adéquate. Il est préférable de rechercher un outil riche en fonctionnalités et permettant aux personnes de l’utiliser de nombreuses façons différentes.

Recherchez la facilité d’utilisation

C’est évidemment l’un des critères les plus importants. Si un service fonctionne mais qu’il faut beaucoup de temps pour s’y habituer, il n’aidera pas les équipes (surtout celles qui se développent rapidement). Demandez une démonstration et soyez attentif à une interface intuitive et à une navigation simple.

Faites attention aux options de confidentialité

Collaborer avec des équipes ne signifie pas que toutes les conversations et tous les fichiers doivent être publics. Parfois, vous souhaitez que les membres de l’équipe aient des conversations privées ou travaillent sur des projets sensibles. Veillez à examiner les options de confidentialité avant de choisir un service.

Optez pour le cloud

La technologie basée sur le cloud présente de nombreux avantages. Elle peut résoudre vos problèmes de contrôle de version en vous permettant de voir les modifications et les activités récentes. Toutes les informations sont stockées en ligne afin que tout le monde puisse être sur la même longueur d’onde, où qu’il soit.

Voici quelques outils collaboratifs innovants qui vont permettre aux équipes de tirer profit pleinement de leur travail collaboratif.

1. Outils de travail collaboratif : Coggle

Cet outil de travail collaboratif vous permet de créer et de partager des cartes mentales complexes. Pour que vos idées soient plus accessibles et exploitables, vous pouvez faire confiance à Coggle. En effet, vous pouvez créer et télécharger des diagrammes pour rassembler toutes vos idées complexes. Nul besoin de télécharger ou d’installer, vous créez et partagez vos idées avec autant de personnes que vous le voulez.

2. Framapad

Un « pad » est un éditeur de texte collaboratif en ligne. Les contributions de chaque utilisateur sont signalées par un code couleur, apparaissent à l’écran en temps réel et sont enregistrées au fur et à mesure qu’elles sont tapées.

Le projet Framapad vise à offrir au plus large public possible, l’accès à une plateforme de collaboration en ligne et sous logiciel. À partir de Framapad.org, vous pouvez, en un clic et sans inscription, ouvrir un espace de travail multi-utilisateurs sous la forme d’un traitement de texte collaboratif, accompagné d’une messagerie instantanée.

3. Bubbl.us

Créez, enregistrez et partagez jusqu’à trois cartes mentales avec le plan Basic de cet outil de travail collaboratif. Grâce à Bubbl.Us, vous pouvez lancer facilement un brainstorming depuis n’importe quel appareil connecté à Internet sans avoir à télécharger quoi que ce soit. Vous transformez en un rien de temps vos idées en présentations utiles. De plus, vous pouvez essayer leurs plans payants en passant par un essai gratuit de 30 jours.

4. Lucidchart

Avec LucidChart, vous travaillez sur un créateur d’organigrammes, puissant et facile d’utilisation. Vous créez des diagrammes professionnels qui facilitent le travail collaboratif. Grâce à cet outil, vous créez votre propre diagramme et le personnalisez comme bon vous semble ou pouvez également utiliser un des modèles proposés. Vous pouvez aussi intégrer d’autres contenus avec G Suite, Confluence et JIRA que vous importez des sources telles que YouTube, Dropbox et Facebook. Discutez en direct avec les autres, laissez des commentaires et insérez vos documents à tous types de supports en ligne (blog, site Internet, etc.) et modifiez les en temps réel. Google, Amazon et Netflix ont déjà adopté cet outil collaboratif pour des brainstormings.

5. Popplet

Popplet est un outil très simple et efficace pour recueillir toutes vos réflexions et vos idées. Cet outil vous permet d’utiliser des images et des diagrammes pour créer des projets ou des présentations. De surcroît, plusieurs personnes peuvent aussi travailler sur le même projet sur Popplet et créer des présentations, ajouter quelques étiquettes et classer leur projet dans des catégorie.Il est à noter qu’ne application mobile est également disponible pour les utilisateurs d’iOS.

6. Mind 42

Cet outil qui facilite le travail collaboratif est simple, gratuit et rapide. Il vous permet d’écrire vos idées, de les organiser et de les modifier à votre guise, que vous travailliez seul ou en équipe. Créez de simples diagrammes dans votre navigateur et partagez-les avec d’autres personnes. Vous collaborez autour des projets dans des conditions optimales de productivité.

L'auteur
Rana Ramjaun
Responsable des contenus web chez MyConnecting, je partage mon expertise autour de sujets en lien avec la formation professionnelle et le développement des compétences.

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